7 Langkah Untuk Perencanaan Event Berkualitas

Banyak orang, secara salah, menganggap perencanaan acara, sebagai sesuatu, harus dikelola, dan diawasi! Meskipun ini agak – benar, hanya saja, ketika fokusnya adalah untuk menjadi pemimpin yang berkualitas, dan melibatkan orang lain, terinspirasi dan termotivasi, untuk berpartisipasi, adalah acara terbaik yang direncanakan, dibuat, dan benar-benar terjadi! Setelah lebih dari empat dasawarsa, merencanakan, menjalankan, berkoordinasi, dan konsultasi, mengenai peristiwa, berbagai macam, gaya, tujuan, dan ukuran (dari kelompok kecil ke besar, dan dari program satu hari, ke konferensi dan konvensi), saya punya percaya, jika ketua acara, perencana, dan koordinator, akan menggunakan pendekatan 7 langkah, yang tercantum di bawah ini, hasilnya akan, secara umum, secara eksponensial lebih baik, dan lebih efektif.

1 Tujuan; prioritas; tujuan: Peristiwa digunakan, karena berbagai alasan dan tujuan. Sebelum merencanakan, penting untuk secara jelas mengidentifikasi tujuan yang diinginkan, dan tujuan, yang diperlukan, untuk menganggapnya sebagai peristiwa yang sukses! Dengan pemikiran tersebut, identifikasi dengan jelas, dan pahami prioritas, dan tekankan itu.

2 Membuat dan menggunakan anggaran – pendapatan dan pengeluaran: Setelah menetapkan langkah pertama, dan sebelum melangkah ke depan, penting untuk membuat anggaran yang realistis, untuk memandu upaya Anda, selama tahap negosiasi. Ketika melakukan hal itu, pertimbangkanlah pendapatan apa yang akan diperoleh, termasuk biaya peserta, sponsor, dll. Di sisi biaya, sertakan semua pengeluaran yang dapat diduga, termasuk pemasaran, promosi, papan nama, biaya staf (jika ada), makanan dan minuman, pendidikan biaya, dll. Selalu menjadi pendapatan konservatif (di bawah perkiraan), sementara secara agresif mempertimbangkan skenario terburuk, terkait pengeluaran (perkiraan berlebihan).

3 Bernegosiasi, dengan filosofi / pendekatan menang-menang: Terlalu sering, organisasi gagal untuk bernegosiasi secara efektif, dengan cara yang paling dapat diterapkan. Dalam sejumlah besar kasus, garis bawah, dan keberhasilan yang tak terelakkan dari suatu peristiwa, ditentukan oleh efektivitas negosiasi ini. Negosiator yang bijaksana melanjutkan, dengan filosofi / pendekatan menang-menang, menyadari, ketika kelompok, dan tempat, bekerja bersama, hasilnya bermanfaat, bagi semua yang berkepentingan.

4. Bang – for – the – buck: Penting untuk mengevaluasi semua pengeluaran, serta titik harga, yang ditetapkan untuk peserta, dan sponsor, untuk menciptakan yang terbaik, untuk mendapatkan uang, untuk semua, baik dalam hal yang sebenarnya, maupun dalam persepsi .

5. Kembangkan tim yang tepat: Menjelang permulaan proses, identifikasi, motivasi, dan inspirasi, individu, dengan kombinasi keterampilan dan sikap yang tepat, yang akan memaksimalkan kemungkinan! Ketika seseorang mengembangkan tim yang tepat, dan menginspirasi kerja tim yang berarti, kemungkinannya ditingkatkan!

6 Garis waktu: Berapa waktu optimal, dan mengapa? Bagaimana Anda akan mempersiapkan, dan siap, untuk mengamankan hasil terbaik yang mungkin? Mengamankan dan menyesuaikan rencana seseorang, berdasarkan fokus dan prioritas, menempatkan perencanaan acara, dengan cara sebaik mungkin.

7 Analisis: Semakin banyak faktor, dipertimbangkan, dan dianalisis, semakin baik perencanaan acara. Kejadian hebat tidak terjadi begitu saja, tetapi, lebih tepatnya, membutuhkan pertimbangan menyeluruh, dan analisis!

Jika Anda berharap untuk mencapai hasil terbaik, untuk acara apa pun, gunakan 7 langkah ini, sebagai panduan Anda. Mungkin diperlukan disiplin, tetapi tentu saja sepadan!